TÂCHES PRINCIPALES

Vous serez responsable de :

  • L’accueil (physique, téléphonique, prise de RDV, prise et remise du courrier, etc.) et la prise en charge des personnes (patients, médecins, personnel)
  • Accueil, encadrement et formation  des équipes
  • Conseil aux directeurs concernant les choix, les projets, les procédures, les activités du service de secrétariat
  • Contrôle et suivi de la qualité des prestations des secrétaires médicales
  • Encadrement de proximité d’équipe, gestion et développement des personnels
  • Formation de personnes aux techniques et procédures du service, et à leur application
  • Organisation/ coordination/ supervision des contrôles relatifs aux activités du services ( check liste, fiche de non-conformité, suivi des résultats, courriel de remise et reprise…)
  • Organisation et description des processus spécifiques au service et traitement des dysfonctionnements
  • La gestion du matériel, des locaux  (ordinateurs, tablettes, imprimantes, scan, téléphones, etc…)
  • Vérification de la comptabilité courante : caisse journalière et sortie de caisse
  • Planification des activités et des moyens pour le contrôle des équipes et reporting
  • Autres activités : responsable du relevé des statistiques, élaboration des rapports hebdomadaires, factures mensuelles des sociétés partenaires, recouvrement, etc.
SAVOIR –FAIRE :
  • Analyser et optimiser un/des procédures
  • Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions
  • Concevoir et mettre en place des changements organisationnels, procédures
  • Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et /ou individuelles
  • Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités du service ainsi que de l’équipe
  • Piloter, animer/communiquer, motiver une équipe
  • Planifier, organiser, répartie la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
  • Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes
PROFIL ET COMPÉTENCES OBLIGATOIRES :
Le candidat doit obligatoirement avoir le profil et les compétences suivantes. SVP ne pas soumettre de candidature si vous ne répondez pas directement à ces exigences :
  • Études universitaires, licence ou master en soins infirmiers, secrétariat médical ou gestion/management
  • Aptitudes avancées en informatique (courriel, Word, Excel).
  • Connaissance de base de l’anglais.
 AUTRES APTITUDES RECHERCHÉES :
  • Polyvalence
  • Communication/relations interpersonnelles
  • Réactivité, évaluation de la charge de travail
  • Sens de l’écoute, diplomatie, disponibilité, discrétion, calme et empathie
  • Gestion administrative
  • Aptitude à la négociation
  • Autonomie et capacité à travailler en équipe
  • Capacité à prendre des initiatives
  • Résistance au stress
  • Capacité à se positionner au sein d’une équipe pluridisciplinaire

NB: un CV détaillé, une lettre de motivation et 3 références professionnelles sont à envoyer à l’adresse : kin@itmafrica.com au plus tard le 10 Avril 2017