RESPONSABILITÉ GLOBALE :

Relevant de la Directrice du secrétariat et facturation, le candidat au poste de chef de secrétariat médical assure la planification, l’organisation et le pilotage des activités du secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.

TÂCHES PRINCIPALES

Vous serez responsable de :

  • L’accueil (physique, téléphonique, prise de RDV, prise et remise du courrier, etc.) et la prise en charge des personnes (patients, médecins, personnel)
  • Accueil, encadrement et formation  des équipes
  • Conseil aux directeurs concernant les choix, les projets, les procédures, les activités du service de secrétariat
  • Contrôle et suivi de la qualité des prestations des secrétaires médicales
  • Encadrement de proximité d’équipe, gestion et développement des personnels
  • Formation de personnes aux techniques et procédures du service, et à leur application
  • Organisation/ coordination/ supervision des contrôles relatifs aux activités du services ( check liste, fiche de non-conformité, suivi des résultats, courriel de remise et reprise…)
  • Organisation et description des processus spécifiques au service et traitement des dysfonctionnements
  • La gestion du matériel, des locaux  (ordinateurs, tablettes, imprimantes, scan, téléphones, etc…)
  • Vérification de la comptabilité courante : caisse journalière et sortie de caisse
  • Planification des activités et des moyens pour le contrôle des équipes et reporting
  • Autres activités : responsable du relevé des statistiques, élaboration des rapports hebdomadaires, factures mensuelles des sociétés partenaires, recouvrement, etc.

SAVOIR – FAIRE :

  • Analyser et optimiser un/des procédures
  • Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions
  • Concevoir et mettre en place des changements organisationnels, procédures
  • Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et /ou individuelles
  • Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités du service ainsi que de l’équipe
  • Piloter, animer/communiquer, motiver une équipe
  • Planifier, organiser, répartie la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
  • Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes

PROFIL ET COMPÉTENCES OBLIGATOIRES :

Le candidat doit obligatoirement avoir le profil et les compétences suivantes. SVP ne pas soumettre de candidature si vous ne répondez pas directement à ces exigences :

  • Études universitaires, licence ou master en soins infirmiers, secrétariat médical ou gestion/management
  • Aptitudes avancées en informatique (courriel, Word, Excel).
  • Connaissance de base de l’anglais.

AUTRES APTITUDES RECHERCHÉES :

  • Polyvalence
  • Communication/relations interpersonnelles
  • Réactivité, évaluation de la charge de travail
  • Sens de l’écoute, diplomatie, disponibilité, discrétion, calme et empathie
  • Gestion administrative
  • Aptitude à la négociation
  • Autonomie et capacité à travailler en équipe
  • Capacité à prendre des initiatives
  • Résistance au stress
  • Capacité à se positionner au sein d’une équipe pluridisciplinaire

Pour soumettre votre candidature, allez sur ce lien ci-après et remplissez le formulaire en ligne
 http://cmd.cd/carrieres/